Tầm quan trọng của Excel đối với hoạt động kinh doanh

3783 lượt đọc

Phần mềm bảng tính Excel lần đầu tiên được Microsoft giới thiệu vào năm 1985. Đến nay, Excel đã chứng tỏ mình là một trong những phần mềm quan trọng nhất ở nơi công sở trên khắp thế giới. Cho dù bạn đang phải lập ngân sách, quản lý danh sách các khách hàng hoặc lên kế hoạch cho một chuyến đi dã ngoại team-working, Excel là một trợ thủ đắc lực cho bạn.

Tài chính và Kế toán

Nếu bạn có dịp bước qua phòng tài chính – kế toán của bất kì một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ, bạn sẽ thấy những chiếc máy tính hiển thị những bảng tính Excel với những số liệu về tài chính, ngân sách, các dự báo và những kế hoạch dùng để đưa ra những kế hoạch kinh doanh.

Đây là lĩnh vực phụ thuộc nhiều nhất và nhận được lợi ích nhiều nhất từ Excel. Những công thức nâng cao trong Excel có thể xử lý những tác vụ thủ công chỉ trong vài phút so với hàng tuần lễ để hoàn thành trong những năm 1980.

Phần lớn người dùng đều biết Excel có thể làm được những việc như cộng, trừ, nhân, chia nhưng Excel còn làm được nhiều hơn thế khi kết hợp các hàm IF nâng cao với VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH và Pivot table.

Marketing và Quản lý sản phẩm

Các nhân viên marketing và quản lý sản phẩm thường phải nhờ vào các nhân sự trong nhóm tài chính để thực hiện những việc phân tích tài chính chuyên sâu. Tuy nhiên, việc tự mình sử dụng Excel để lên danh sách khách hàng và lập mục tiêu doanh số có thể giúp bạn quản lý đội ngũ bán hàng và lập những kế hoạch marketing cho tương lai dựa trên những kết quả thu được.

Sử dụng Pivot table, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tóm tắt dữ liệu về khách hàng và doanh thu theo từng tiêu chí bằng những thao tác kéo-thả tiện lợi. Tất cả các nhóm công việc trong kinh doanh đều có thể có lợi từ việc biết áp dụng những kiến thức Excel, và marketing cũng không phải ngoại lệ.

Lập kế hoạch nhân sự

Mặc dù các hệ thống cơ sở dữ liệu như Oracle, SAP và Quickbooks có thể được sử dụng để quản lý lương và thông tin nhân viên, nhưng việc xuất các dữ liệu đó ra file Excel cho phép người dùng có thể tìm ra các xu hướng, tóm tắt các khoản chi phí được trả theo giờ, ngày, tháng hoặc năm và hiểu rõ hơn lực lượng nhân sự được phân bổ thế nào theo từng chức năng và mức lương.

Các chuyên gia về nhân sự (HR) có thể sử dụng Excel để mở một file excel chứa toàn bộ thông tin của nhân viên, từ đó hiểu chính xác những chi phí đến từ đâu và làm thế nào để lập kế hoạch và kiểm soát những chi phí này một cách tốt nhất trong tương lai.

Bạn có thể làm mọi thứ với Excel

Các dữ liệu về một quán nước mía ven đường.

Ứng dụng Excel hoàn toàn không có bất kì một giới hạn nào. Dưới đây là liệt kê một số tình huống khác mà bạn có thể sử dụng Excel:

  • Khi bạn lên kế hoạch cho một buổi họp lớp, bạn có thể sử dụng Excel để liệt kê danh sách các thành viên và chi phí cho buổi tụ tập này
  • Excel có thể tạo các mô hình tăng trưởng doanh thu đối với những sản phẩm mới dựa trên những dự báo khách hàng mới.
  • Khi bạn tiến hành xây dựng nội dung cho một website, bạn có thể liệt kê ngày và những nội dung cần đưa lên website trong một file excel.
  • Khi bạn lập ngân sách cho một sản phẩm, bạn có thể liệt kê các danh mục chi phí trong một file excel, cập nhật nó hàng tháng.
  • Bạn có thể tính ra lượng chiết khấu dành cho mỗi khách hàng dựa trên lượng mua hàng tháng của khách hàng đó.
  • Bạn có thể tóm tắt doanh thu khách hàng theo từng sản phẩm để tìm ra lĩnh vực phù hợp nhất để xây dựng nên mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
  • Thậm chí, bạn còn có thể sáng tạo ra những tác phẩm nghệ thuật bằng Excel. Không tin ư, hãy đọc bài viết này: https://diendat.net/ve-tranh-bang-excel-tatsuo-horiuchi/

Lời kết

Excel sẽ tiếp tục giữ vị trí quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm này vẫn sẽ được dùng như một công cụ chính cho nhiều chức năng và ứng dụng khác nhau, trải dài từ các dự án IT đến các chuyến đi dã ngoại.

Nắm được các kiến thức Excel cơ bản là một yêu cầu thiết yếu đối với hầu hết nhân viên văn phòng hiện nay. Nếu sử dụng tốt Excel, bạn có rất nhiều cơ hội thăng tiến và lãnh đạo. Excel là một công cụ mạnh mẽ nhưng bản thân nó cần một người sử dụng đủ hiểu biết để tận dụng hết sức mạnh của nó. Hãy bắt đầu học những kĩ năng Excel cơ bản với series bài học miễn phí trên blog: https://diendat.net/category/microsoft-excel/co-ban/

Tham khảo: Investopia